Notion para gestionar proyectos de Branding y crear un área privada para clientes

Gestionar un estudio de Branding implicar aportar al cliente la mejor experiencia posible en la inmersión de su proyecto. Es importante que pueda conociendo en todo momento las fases del proyecto y teniendo una comunicación fluida y una gestión de recursos que permita tener todo a mano, de manera fácil e intuitiva.

Por ello, quiero hablar sobre cómo utilizo Notion para gestionar mi estudio de Branding. ¡Y sí, te avanzo desde ya que todo lo que te voy a contar, lo hago con la versión gratuita!

¿Qué es Notion?

Notion es una plataforma de productividad y gestión de proyectos que te permite tener tu propio dashboard y ver de un plumazo lo que está pasando en tu estudio.

En mi caso, la utilizo para la gestión interna y para la comunicación directa con el cliente, creando su propia área privada.

Notion fue fundada por Ivan Zhao y Simon Last en 2016. Surgió como proyecto universitario llamado WriteChain, una herramienta de escritura colaborativa. Desde el principio, Notion se destacó por su interfaz intuitiva y su capacidad para adaptarse a diferentes casos de uso. La herramienta ganó popularidad rápidamente debido a su enfoque en la versatilidad y la personalización.

Notion ha experimentado un crecimiento significativo y se ha convertido en una herramienta popular en el ámbito de la productividad y la gestión de proyectos, incluyendo a día de hoy herramientas de inteligencia artificial y mejorar o ampliando funciones constantemente. No obstante, siempre se puede comenzar a conocerla desde el principio.

Así que, empecemos por el principio, que suelen ser estas 5 dudas frecuentes sobre Notion 👇🏻

5 preguntas frecuentes si aún no conoces Notion

Ventajas de utilizar Notion en un estudio de Branding y diseño gráfico

Lejos de lo que pueda parecer, la menor parte del tiempo en la creación de una marca es el diseño gráfico de la misma. La mayor parte del tiempo se nos va en la gestión, documentación, análisis de información y transferencia de archivos y documentos con el cliente. Por tanto, en mi estudio de Branding Notion me supone una herramienta con muchísimo potencial por las siguientes razones.

Área privada del cliente

En LLLU, en el servicio LLLUBrand, cada cliente tiene su “área privada” para gestionar su proyecto y tener siempre copia de toda la documentación y la planificación del proyecto, incluido su dashboard de entrega de recursos de su marca.

La comunicación con los clientes más cómoda y rápida porque podemos tener comentarios en tareas, aunar mejor el feedback y compartir todo tipo de archivos, optimizando el tiempo de emails y centralizando todo en un único lugar.

Por otro lado, el cliente siempre sabe en qué fase está su proyecto, con vistas de calendario, timing, notificaciones y siente total control y tranquilidad en el proceso.

Información centralizada de un proyecto de Branding

Notion permite unificar en un mismo lugar toda la información de un proyecto de Branding:

• Calendario de entregas, reuniones, timing de las tareas, etc.
• Datos de facturación, del cliente, anotaciones de las reuniones…
• Checklist de todas las tareas para que nada se quede en el tintero, de los pasos o fases del proyecto
• Conectar con Google Drive la carpeta privada del cliente, enlazando a los contratos, briefings, facturas, documentos de las propuestas, vídeos explicativos, etc.

Notion en mi estudio de Branding supone literalmente tener mi propio CRM y además no tener que depender de utilizar múltiples herramientas para cosas diferentes, como Trello para tareas en listas, Asana para la asignación de tareas a proyectos, o cualquier aplicación de notas. Todo está en un único lugar, organizado por páginas y bases de datos y en cualquier momento con la lupa se puede localizar cualquier dato mediante una búsqueda rápida.

Organización de tareas y proyectos

Cada proyecto tiene su página individual y otras vinculadas y a su vez puede pertenecer a una base de datos, donde ir controlando qué está pasando en cada proyecto.

Puedo programar mis propias plantillas y checklists según el tipo de proyecto, así siempre controlo repetir todos los pasos y que no se me olvide ninguna tarea para el proyecto.

Al poder incrustar información e integrar otras apps, puedo centralizar otros pasos del proceso, como las fases de investigación y moodboards en CANVA.

Has leído bien, se pueden conectar apps con Notion y, para mí, la que más agradezco es Google Calendar, porque puedo no solo conectar con Notion todo mi horario de tareas, sino todas las reuniones automatizadas con Tidycal, como puedes ver en la sección de contacto. Un usuario puede solicitar una reunión o asesoría de pago y todo me aparece en Notion automáticamente, sin tener que hacer nada a mano, solo por conectar correctamente los diferentes tipos de calendarios con Notion.

Tareas relacionadas con el negocio en Notion

Paralélamente a la gestión de los proyectos de Branding para abarcar el diseño de las marcas, los autónomos sabemos que hay muchísimas más tareas diarias en las que necesitamos organización, productividad y poder ver de un plumazo qué esta pasando en nuestro negocio. Por ello, te cuento otros usos que le doy a Notion en mi estudio de Branding:

• Tener mis contenidos planificados y programados en un calendario, diferenciados según estrategia y red social.
• Llevar el control de mi facturación y al conectar bases de datos entre sí, puedo conectar presupuestos con facturas correspondientes y al cliente al que va todo asociado.
• Tener copias de seguridad de proyectos antiguos, datos de clientes y siempre si un cliente vuelve al estudio, no hay que comenzar con su registro y documentación de su marca de nuevo.
• Monitorizar los presupuestos solicitados de cada servicio, saber cuáles han sido aprobados, rechazados o están en seguimiento.
• Si en algún momento necesito extraer esos datos de Notion, puedo exportar páginas y bases de datos desde Notion exportando a PDF u hojas de cálculo.
• Al tener app para móvil, tablet, desktop o acceder desde la web, puedo tener siempre todo mi negocio accesible allá donde lo necesito.

Motivos para comenzar a utilizar Notion si eres autónomo

🙌🏻Actualmente sí pago la versión pro de Notion para Brandéame para tener más funciones y compartir espacios con las alumnas, pero con los clientes, como sólo tienen que dejar comentarios, no miento al decirte al final que hago todo eso con la versión gratuita.

Esta es “mi forma” de utilizar Notion en el estudio, pero ojo, hay muchísimas maneras de sacarle el potencial y siempre van ampliando funciones y estableciendo mejoras.

Si aún estabas buscando una herramienta con la que gestionar tu estudio, te invito a que pruebes Notion para:

• Centralizar toda la información de tu estudio
• Tener una estructuración de un método de proyectos automatizado
• Seguimiento de tareas y control de tiempos
• Colaboración con equipos o feedback con tus clientes
• Crear plantillas o aprovechar el uso de plantillas de terceros
• Integrar apps que utilices como Slack, Trello, Calendar…
• Acceso desde cualquier dispositivo
• Seguridad y copias de las bases de datos
• Visualización, filtrado y etiquetado de toda la información de tu negocio, para encontrar rápidamente lo que necesites
  

¡Y hasta aquí el post, muchísimas gracias por leerlo!

🖤¡Ojalá te haya sido de utilidad!
¿Tienes alguna duda sobre Notion que quieras que te resuelva? ¡Te leo en los comentarios! 🧐